De AVG en Oranje Comité - Kindervakantiewerk Afferden 

Per 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming van kracht. Dit is een nieuwe privacywet waar naast bedrijven ook verenigingen en stichtingen aan gebonden zijn. Zo ook Oranje Comité – Kindervakantiewerk Afferden. Als stichting zetten wij ons in voor de kinderen van Afferden en Heijen. Wij organiseren jaarlijks Koningsdag, Kindervakantiewerk en de intocht van Sinterklaas. Om dit zo goed mogelijk te organiseren werken wij met persoonsgegevens. In dit privacy statement leest u onze invulling van de AVG op de volgende punten: gegevensvastlegging, schonen en vernietiging van gegevens, verspreiding beeldmateriaal, melding AVG-calamiteiten en cookies. 

Gegevensvastlegging 
Stichting Oranje Comité – Kindervakantiewerk Afferden vraagt alleen om díe persoonsgegevens die essentieel zijn voor het organiseren en uitvoeren van de activiteiten. De gegevens van deelnemers (NAW-gegevens, telefoonnummer, noodnummer, geslacht, basisschoolgroep, geboortedatum, kledingmaat shirt, medische achtergrond) worden gevraagd tijdens het online inschrijven. Deze inschrijving verloopt via een omgeving die via het SSL-certificaat beveiligd is. Dit is voor deelnemers middels het slotje in de adresbalk te zien. Daarnaast vragen wij vrijwilligers om persoonsgegevens (NAW-gegevens, geboortedatum, telefoonnummer, e-mailadres, geslacht).  

NAW-gegevens 
Gegevens als naam, adres en woonplaats bewaren we voor ons persoonlijk contact. We willen kinderen, ouders en vrijwilligers graag bij voornaam aanspreken in plaats van met een nummer. Daarnaast hebben we adresgegevens nodig om, in geval van nood, contact op te nemen. Woonplaats wordt tevens gebruikt voor een evenwichtige groepsindeling Heijen/Afferden. 

Telefoonnummer 
In een noodgeval of bij vragen hebben we graag persoonlijk contact. Daarom bewaren we telefoonnummers en vragen we ook een noodnummer van een (extra) contactpersoon zodat wij altijd de juiste persoon kunnen bereiken en dus de juiste hulp kunnen bieden. 

 
Geslacht, basisschoolgroep en geboortedatum 
We vragen naar het geslacht en basisschoolgroep van kinderen om de groepen zo optimaal mogelijk in te delen. Stichting Oranje Comité – Kindervakantiewerk Afferden streeft per groep naar een mooie mix van jongens en meisjes in verschillende leeftijden. 

 
Kledingmaat T-shirt 
Tijdens Kindervakantiewerk bestaat de mogelijkheid dat kinderen een T-shirt van ons ontvangen, dat past bij het thema van het jaar.  
Medische achtergrond 
Medische achtergrondinformatie, zoals allergieën, wordt gevraagd zodat wij weten hoe te handelen in bijzondere omstandigheden. Tevens zorgen wij regelmatig voor een maaltijd. Hierbij is het van belang te weten welke allergieën kinderen hebben. Wij houden hier rekening mee tijdens onze inkopen.  

 
E-mailadres 

Aan alle vrijwilligers van Stichting Oranje Comité – Kindervakantiewerk Afferden vragen wij een e-mailadres. Deze gebruiken wij voor informatieverstrekking over onze activiteiten. 

Geboortedatum 

Aan alle vrijwilligers van Stichting Oranje Comité – Kindervakantiewerk Afferden vragen wij om de geboortedatum door te geven. Dit is een onderdeel van de procedure voor het wel of niet toestaan van alcoholgebruik tijdens de vrijwilligersavond. 

Bovengenoemde persoonsgegevens verkopen wij niet aan en delen wij niet met derden die andere doelen hebben met de door Stichting Oranje Comité – Kindervakantiewerk Afferden gevraagde (persoons)gegevens. 
  
Schonen en vernietiging van gegevens 
Het bestuur heeft als enige inzicht in de persoonsgegevens van deelnemers en vrijwilligers. Het bestuur print de deelnemerslijsten voor aanvang van de activiteiten. Na de activiteiten draagt het bestuur zorg voor de vernietiging van de deelnemerslijsten. 

Digitale bestanden die persoonsgegevens bevatten, blijven tot twee jaar na datum van uitvoering van de activiteit in ons archief bewaard. De secretaris en websitebeheerder zien hierop toe. Tevens bewaart de secretaris een back-up met gegevens op de lokale schijf. Reden van het langer bewaren van deze (contact)gegevens is om kinderen later te benaderen om deel te nemen als vrijwilliger. 
  
Verspreiding beeldmateriaal 
Stichting Oranje Comité – Kindervakantiewerk Afferden maakt graag beeldmateriaal van alle activiteiten. Deze worden geplaatst op onze website (www.kvw-afferden.nl) en Facebookpagina. Bij deelname aan onze activiteiten geldt dat u toestemming geeft voor de verwerking en bewaring van persoonsgegevens, waaronder beeldmateriaal. Mocht u bezwaar hebben tegen het gebruik van foto’s en/of video’s in ons digitaal album, dan kunt u dit kenbaar maken via een mail naar  
info@kvw-afferden.nl. 
 Melding AVG-calamiteiten 
De secretaris is binnen de stichting het eerste contactpersoon aangaande AVG-calamiteiten. Deze functionaris beheert de administratie van persoonsgegevens en legt, indien nodig, verantwoording af aan bestuursleden en de Autoriteit Persoonsgegevens. In geval van een AVG-calamiteit brengt het bestuur de betrokken personen op de hoogte. De wijze van communicatie is afhankelijk van de ernst en de impact van de calamiteit. 

Cookies 

De website www.kvw-afferden.nl maak gebruik van Google Analytics om bij te houden hoe bezoekers de website gebruiken. Google heeft geen toestemming de verkregen Analytics informatie te gebruiken voor andere Google diensten en de IP-adressen worden geanonimiseerd. 
 
Het opslaan van cookies voorkomen? Dit kunt u in uw browserinstellingen aanpassen. Stichting Oranje Comité – Kindervakantiewerk Afferden wijst u er op dat de website in dat geval mogelijk niet optimaal werkt.  
 
reCAPTCHA 
De website www.kvw-afferden.nl maakt gebruikt van de reCAPTCHA service van Google Inc. (Google). Deze dienst controleert of gegevens die bijvoorbeeld bij ons contactformulier worden achtergelaten, daadwerkelijk door een persoon worden verstuurd, om zo te voorkomen dat spambots automatisch berichten sturen of commentaren achterlaten. Google verwerkt hiervoor verschillende gegevens, waaronder het IP-adres van het toestel waarmee de registratie plaatsvindt, maar ook andere informatie die aangeeft dat er sprake is van een menselijke tussenkomst. De verwerking gebeurt zowel binnen Europa als in de VS (de doorgifte naar de VS gebeurt op basis van het zogenaamde Privacy Shield). Google voegt het IP-adres dat zij ontving in het kader van “Invisible reCAPTCHA” niet samen met gegevens van andere Google-services. Het privacybeleid van Google is van toepassing, beschikbaar op https://policies.google.com/privacy?hl=nl.